Dal punto di vista di un’azienda che decida di usarle entrambe, piattaforma ERP e sistema di Business Intelligence sono elementi fortemente complementari che insieme possono dare una grossa mano a ottimizzare i processi interni e a migliorare i risultati di business. In questo scenario, l’ERP opera classicamente come sistema transazionale che custodisce una grande mole di dati sull’andamento dei processi e dal punto di vista finanziario. Questi dati fanno da input alle funzioni di Business Intelligence che li trasformano in informazioni utili per prendere decisioni sia tattiche che strategiche.
In tutto questo, il nodo tecnologico da sciogliere sta nell’integrazione tra i sistemi ERP e BI. Ci dev’essere un flusso di dati continuo tra il primo e il secondo, organizzato in modo da veicolare quelli che servono alle analisi di BI e da farlo nei tempi più opportuni. A seconda delle soluzioni software scelte, la gestione di questo flusso di dati può essere più o meno semplice.
Il caso più generico è quello in cui ERP e BI sono due entità completamente distinte, nel senso che sono stati sviluppati da software house diverse che non hanno definito moduli specifici di integrazione fra i due. In questi casi, il carico dell’integrazione è quasi sempre sbilanciato verso la parte BI: si suppone che questa sia abbastanza versatile da poter accedere ai database dell’ERP, estrarne i dati che le servono e condurre su di essi le proprie analisi. Questo è possibile se il gestionale li conserva in formati standard e accessibili o, in alternativa, prevede funzioni adeguate per la loro esportazione.
In uno scenario del genere, il passaggio dei dati tra ERP e BI di solito non è concettualmente complesso ma richiede attenzione e pianificazione. Innanzitutto, bisogna definire preventivamente quali servono davvero al sistema di BI perché è molto probabile che non tutti i dettagli memorizzati dall’ERP siano necessari per le analisi. L’estrazione dei dati dal gestionale deve poi essere seguita da una fase di “pulizia” dei dati stessi per assicurarne la correttezza e l’omogeneità, due caratteristiche che non sono scontate. Infine, bisogna anche ricordare che la BI (in questo caso) agisce su una copia dei dati di produzione, valida in quel momento ma che potrebbe discostarsi da quelli aggiornati man mano che il tempo passa.
L’integrazione diventa naturalmente più semplice se ERP e sistema di BI sono stati in qualche modo progettati per operare insieme. In questo caso, concettualmente cambia poco rispetto allo scenario precedente ma, dal punto di vista tecnico, si ha la certezza che lo scambio dei dati tra le due piattaforme avverrà senza problemi. E’ il caso dei software house che hanno sviluppato specifiche interfacce che consentono al proprio ERP di dialogare con le principali soluzioni di BI presenti sul mercato, che diventano a tutti gli effetti integrate con il gestionale. Un connubio tra semplicità ed efficacia. I problemi di integrazione quindi sono pochi, anche perché è il raggio dell’integrazione stessa a essere ristretto.
L’integrazione in assoluto più semplice si ha quando ERP e piattaforma BI sono stati sviluppati dalla medesima software house. In questi casi, lo scambio di dati è diretto e può anche capitare, per alcune piattaforme, che non sia nemmeno necessario: il sistema di Business Intelligence può operare direttamente sui dati di produzione a tutto vantaggio della velocità di analisi e della “freschezza” delle informazioni esaminate.
Vale la pena anche citare i casi in cui le funzioni di BI sono integrate direttamente nell’ERP, sin dall’inizio o attraverso estensioni mirate. In questi casi l’integrazione è semplice perché di fatto non esiste, dato che tutto viene demandato all’ERP. È la scelta opposta a quella del “best of breed”: quasi sempre non porta in dote funzioni di BI davvero evolute (il mestiere dell’ERP è un altro) ma è semplice e può comunque soddisfare le esigenze di molte imprese.
