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Come orientarsi tra i software gestionali

Scegliere un software gestionale valido e capace di rispondere alle esigenze aziendali è determinante per qualsiasi impresa, sia essa di piccole, medie o grandi dimensioni. Non si tratta però un’operazione semplice, dato che le aziende devono valutare sia il software sia chi lo produce, districandosi fra soluzioni nazionali e non, con strutture modulari o rigide. Senza dimenticare che ora le aziende sono più attente e consapevoli e, rispetto a quanto accadeva negli Anni ‘80/’90, quando determinate scelte erano dettate quasi unicamente dai trend del mercato, si orientano verso ciò che davvero occorre loro per migliorare il business e competere con successo sul mercato.

Software gestionale: cos'è e a cosa serve

Ma cosa si intende esattamente per software gestionale o software applicativo di tipo gestionale? Con questa definizione si indica un programma che consente alle imprese di gestire alcune funzioni o attività (come per esempio la gestione magazzino, quella delle anagrafiche di clienti, fornitori e dipendenti e ancora quelle della contabilità, della produzione e dei progetti), ottimizzandone sensibilmente tempi e costi. Ne esistono di diversi tipi, che si adattano tanto alle dimensioni dell’azienda quanto al suo settore di riferimento. Inoltre, rispetto al passato, i gestionali attuali (ERP, Enterprise Resource Planning) hanno il grande pregio della completezza, possono cioè coprire tutte le aree di attività (dalla già citata contabilità fino alla gestione delle risorse umane).

Focus sugli obiettivi

Il mercato dunque è quanto mai vario, situazione che se da una parte si può considerare senz’altro positiva (per il gran numero di soluzioni differenti a disposizione), dall’altra obbliga a un’estrema attenzione nella scelta e a un’analisi dei bisogni e delle necessità da soddisfare che sia la più completa ed esaustiva possibile. Ecco perché, prima di procedere all’effettivo acquisto di un software gestionale, è bene che un’impresa si attenga al rispetto di alcune semplici regole.

Per prima cosa è necessario, come già accennato, focalizzarsi con precisione sui reali ed effettivi problemi da risolvere (produzione/logistica, ecc…) e parallelamente individuare quali siano i livelli di ottimizzazione da raggiungere. Una volta compreso ciò, l’azienda deve cercare una soluzione semplice, intuitiva e che sia verticale rispetto all’ambito di applicazione. In secondo luogo, è necessario che il gestionale sia compatibile con i diversi sistemi operativi utilizzati (Windows, Mac), oltre che scalabile e modulare, in modo da adattarsi al meglio alle esigenze di crescita e ai possibili cambiamenti dell’azienda.

Il gestionale in cloud

Considerata l’enorme diffusione dei device portatili (in particolar modo smartphone e tablet), oggi strumenti indispensabili anche per il lavoro, una caratteristica imprescindibile dei software gestionali è la capacità di integrarsi con essi operando in piena sinergia. Ciò infatti permette di aggiornare i processi sincronizzandoli direttamente con il sistema centrale. Inoltre, queste soluzioni devono essere in grado di automatizzare alcune operazioni ordinarie, ma di importanza strategica come per esempio l’invio di e-mail. In questo modo non solo si ottiene un cospicuo risparmio di tempo, ma si diminuisce anche la possibilità di incorrere in errori. Infine, un altro grande valore aggiunto è costituito dalla possibilità di usufruire della risorsa in cloud, che consente un accesso libero da qualsiasi luogo senza che sia necessario acquistare e mantenere l’infrastruttura hardware.

Tutti i benefici

Nel momento in cui, attraverso l’adozione di un software gestionale aziendale, i processi d’impresa risultano ottimizzati, la ricaduta positiva in termini economici risulta evidente: non solo perché si è in condizione di tenere sotto controllo in qualsiasi momento la situazione dei pagamenti (inviando anche eventuali solleciti laddove necessario), ma anche perché le numerose funzionalità dedicate alla gestione del magazzino, all’analisi del fatturato, alla tenuta automatica dei registri IVA e dei corrispettivi, garantiscono il massimo dell’ordine e della trasparenza. Anche il settore marketing trae vantaggio dall’operatività di un software gestionale: si pensi solo ai preziosi dati relativi a clienti, ordini e fatturato che il sistema rende disponibili e che sono fondamentali per ottenere input concreti su come gestire rapporti e relazioni.

Oggi passare da un sistema di gestione manuale a un software vero, dunque, non è solo una scelta vincente, ma una necessità ineludibile. Tuttavia, ciò richiede un investimento di natura economica che spesso le piccole e medie imprese (la maggioranza in Italia) hanno difficoltà a fare. Vero è che per quanto importante, questo investimento ha ampi margini di ritorno: rendere più preciso e fluido il lavoro di un’impresa migliorandone i processi e riducendo in modo significativo le possibilità di errore non è un azzardo, ma una vincente scelta di business.

 

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