In qualsiasi azienda, ottimizzare la gestione degli ordini significa migliorare l’efficienza complessiva. Questo è ancor più vero nel settore idrotermosanitario dove la corretta gestione degli ordini può fare addirittura la differenza.
D’altra parte non potrebbe essere diversamente in uno dei settori a più elevata movimentazione di merci sul mercato. Gli addetti ai lavori lo sanno bene. Basta dare un’occhiata, anche per pochi minuti, a un qualsiasi magazzino di un’azienda ITS per comprendere quanto rapidità ed efficienza siano non solo un plus, bensì un requisito fondamentale per la gestione logistica (e di conseguenza anche amministrativa e contabile) quotidiana.
Basterebbe questo per far intuire quanto può essere importante il ruolo di un ERP per ottimizzare la gestione degli ordini. Ma è soprattutto l’efficienza dimostrata verso i propri clienti ad essere influenzata da questo processo. Nel bene e nel male.
Cosa permette di fare un ERP nella la gestione degli ordini
Si tratta di monitorare un ordine dal momento del suo inserimento in poi, verificando il suo avanzamento fino alla spedizione finale, per un’evasione perfetta dello stesso. Ma non solo...
Il compito di un ERP è esattamente quello di gestire tutti gli ordini in modo efficiente, in base alle priorità e/o urgenze, perfezionando il processo ordine-consegna. Ma per gestire gli ordini non basta un tracking efficace, servono funzionalità più avanzate sia in termini operativi sia analitici, come per esempio:
- Situazione ordini in essere
- Calcolo della data di consegna prevista
- Gestione ordini clienti (situazione, sospensione e ripristino)
- Proposta/Interrogazione evasione ordini
- Interrogazione ordini per articolo/cliente
- Analisi indici redditività ordini
- Situazione finanziaria ordini clienti
- Situazione/conversione ordini a programma
- Situazione ordini per Linea/Classificazione prodotti
- Analisi ordini clienti / Creazione ordini d’acquisto
Da un lato c’è dunque la gestione operativa al fine di evadere ogni ordine nel miglior modo e nel minor tempo possibile. Dall’altro, il programma deve fornire all’azienda gli strumenti analitici per massimizzare sempre questo processo e impostare strategie in base a dati attendibili.
Proprio per l’elevata movimentazione che abbiamo sottolineato in precedenza, è importante che un ERP consenta all’utente di ottenere tutte le informazioni di cui ha bisogno su ciascun ordine partendo anche da un solo dato a disposizione come per esempio un codice articolo.
Insomma, da un semplice codice articolo, l’operatore dovrà essere in grado di accedere immediatamente a informazioni che vadano oltre la semplice anagrafica di prodotto come:
- Ordini effettuati con relativo stato di consegna
- Movimentazioni
- Dettaglio delle giacenze disponibili a magazzino
Gestione dello showroom
Nel settore idrotermosanitario, inoltre, spesso le aziende si trovano a gestire showroom e punti vendita sparsi su tutto il territorio nazionale o quasi. Punti vendita differenti con esigenze differenti in termini di ordini, rotazione delle merci.
Facciamo un esempio molto pratico: se uno showroom ha urgente bisogno di determinati articoli per evadere un ordine, la società deve avere gli strumenti per individuare il magazzino/centro logistico o il punto vendita più vicino che può consegnare quel determinato articolo nel tempo più breve possibile e tenendo conto dell’economicità dell’operazione.
Naturalmente per gestire una situazione di questo tipo in un settore tanto “frenetico”, il programma dovrà essere in grado di gestire l’intero ciclo di vita dell’ordine aggiornando in tempo reale il suo status e dovrà “suggerire” la soluzione più adeguata in termini di efficacia.
Sempre a proposito di showroom, la gestione degli ordini diventa anche il “termometro” migliore per misurare le performance dei singoli punti vendita evidenziando necessità e criticità specifiche.
Come detto in precedenza, il programma non deve solo gestire al meglio gli ordini nell’immediato, secondo priorità che garantiscano sempre i migliori livelli di efficienza ma essere anche uno strumento di business intelligence in grado di creare valore aggiunto per la programmazione dell’impresa anche nel medio/lungo periodo.
