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Fatturazione elettronica: come usarla a tuo vantaggio

Parlando di fatturazione elettronica, il vantaggio non è solo uno. Utilizzare questa tecnologia infatti facilita molto la quotidianità di aziende e professionisti, permettendo loro di risparmiare sotto molti punti di vista. L’obbligo di fare fattura elettronica B2B entrato in vigore il primo gennaio 2019 era stato inizialmente visto come un disagio, un adempimento che avrebbe portato ulteriori costi e burocrazia alle imprese. Tuttavia, a sei mesi dall’avvio della novità, gli imprenditori stanno notando i benefici di questa pratica, che comprende i principi della dematerializzazione e rivoluziona i processi di gestione documentale in modo proficuo.

 

Fattura elettronica, i dati semestrali

Per capire l’importanza che la tecnologia della fatturazione elettronica sta assumendo per il tessuto economico italiano, è importante analizzare i dati resi disponibili dall'Agenzia delle Entrate sul fenomeno e capirne la portata. L’ente, come riportato in una comunicazione ufficiale, spiega che a luglio 2019 sono state inviate oltre un miliardo di fatture elettroniche, da parte di 3,3 milioni di soggetti IVA da tutta Italia, in particolare Milano: è la città da cui sono state trasmesse più fatture, 257 milioni. A seguire, la capitale con 196 milioni di fatture inviate e Torino con 36 milioni di invii. Il valore di tutte queste fatture elettroniche inviate da gennaio a luglio al Sistema di interscambio è di circa 1.968 miliardi di euro.

Tra i settori, il più coinvolto nella trasmissione delle fatture elettroniche è il commercio all'ingrosso, al dettaglio e riparazione di veicoli, con 265.596.119 fatture elettroniche trasmesse da 714.580 soggetti IVA. Il secondo settore produttivo più coinvolto è quello della fornitura di energia e gas, con 183.294.866 fatture trasmesse al Sistema di interscambio, mentre sul fronte della comunicazione sono state trasmesse 161.857.886 fatture elettroniche. L’Agenzia delle entrate comunica inoltre che sono state avanzate 3,8 milioni di richieste di generazione del QR Code utile per l’acquisizione automatica dei dati fiscali del cliente.

Dai dati ufficiali si evince dunque che il fenomeno è ormai diffuso su larga scala, i soggetti IVA tenuti all'invio digitale della fattura si sono dovuti adeguare all'obbligo per evitare ovviamente ripercussioni come sanzioni o denunce. Tuttavia, non è solo questo il motore che spinge l’innovazione tecnologica. All'interno dell’obbligo stesso si possono trovare altri motivi per cui sottostare all'adempimento e capire che si tratta di una soluzione vantaggiosa.

 

Il vantaggio di usare la fattura elettronica

Il vantaggio della fattura elettronica è insito nel concetto stesso di dematerializzazione. Il procedimento sta avvenendo su larga scala nella gestione documentale fiscale e della pubblica amministrazione e punta a digitalizzare processi e strumenti che prima non erano telematici ma analogici. Ne deriva quindi una maggiore automatizzazione delle procedure documentali, situazione che a sua volta porta a un risparmio sotto diversi punti di vista.

In primis, il risparmio di risorse. L’automatizzazione e la dematerializzazione coinvolgono l’uso di strumenti e materiali differenti dai canonici iter di gestione documentale. Sparisce la carta, dettaglio che non è solo ecologico: certo si smaltiscono meno rifiuti, con conseguente risparmio di costi e salvaguardia dell’ambiente, ma al contempo si risparmia tempo non dovendo più provvedere alla compilazione manuale dei documenti cartacei. Il personale, se adeguatamente formato all’utilizzo dei nuovi strumenti tecnologici, lavorerà più efficientemente e senza il rischio di commettere errori in fase di data entry. Il risparmio di tempo sarà quindi legato anche a ciò, al non dover provvedere a correggere sbagli. Va ricordato infatti, per esempio, che il Sistema di interscambio quando riceve una fattura elettronica esegue alcune verifiche volte a individuare eventuali errori e discrepanze tra i dati. In caso di risultato positivo, la fattura sarà scartata e verrà inviata al contribuente una nota con indicati i motivi del rigetto del documento, affinché la possa correggere.

Se poi l’errore riguardasse l’invio della fattura, basterà emettere una nota di credito, anch’essa digitale, così da porre rimedio. Oltre al risparmio di risorse, ovviamente, alle aziende interessa anche il risparmio di denaro. Con poche centinaia di euro si può disporre di un software che si occupi della fatturazione elettronica, sia del ciclo attivo che passivo, nonché di strumenti per la conservazione. Sebbene il risparmio in termini di carta e penna è esiguo, va sottolineato che con la fatturazione elettronica si risparmia denaro in modo diretto – l’invio al Sistema di interscambio è infatti gratuito – sia indiretto per i motivi elencati in precedenza. Tutte soluzioni che, se adottate dalle aziende, costituiscono il vero vantaggio della fattura elettronica.

 

La contabilizzazione automatica del ciclo passivo

Se per il ciclo attivo della fatturazione elettronica i vantaggi sono evidenti, più tecnici e non meno importanti risultano essere quelli del ciclo passivo. Riguardo alle fatture dei flussi passivi, va sottolineata l’importanza del fatto che siano in formato XML: contengono infatti al loro interno numerose informazioni che permettono di automatizzare azioni che prima dovevano essere eseguite manualmente, come la loro registrazione e contabilizzazione. Tra queste spiccano anche la creazione dell’anagrafica di nuovi fornitori, l’automatizzazione delle scritture contabili e l’archiviazione documentale automatica. I sistemi gestionali acquisiscono direttamente le informazioni contenute nel file XML e possono ricollegarle alle informazioni presenti negli altri documenti relativi al ciclo dell’ordine.

Grazie ai dati contenuti nel file XML infatti è possibile procedere alla creazione in automatico di un fornitore di cui ancora non si avevano gli estremi in anagrafica, individuare i codici di assoggettamento e i centri di costo, ma è possibile anche archiviare direttamente la versione PDF della fattura, leggibile e inalterabile.

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