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Fatturazione elettronica se non risparmi stai sbagliando

La fatturazione elettronica è un’innovazione che porta risparmio alle aziende. Nella strategia finanziaria di un’impresa, può di fatto essere inclusa tra le tecnologiche che permettono di risparmiare diversi generi di risorse preziose per l’andamento aziendale, come il denaro o il tempo. In questo senso, la scelta del legislatore di rendere obbligatoria la fatturazione elettronica in ambito B2B può essere colta come un’opportunità per sfruttarne il potenziale innovativo con vantaggi per le casse aziendali.

 

Fattura elettronica, il valore: i dati

L’Osservatorio Fatturazione Elettronica&eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano a fine giugno 2019 ha pubblicato un’indagine sui primi sei mesi dall’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica in ambito B2B che ha rilevato come la maggior parte delle aziende sia soddisfatta del nuovo strumento tecnologico e ammetta di aver riscontrato benefici nel servirsi del metodo telematico. Il bilancio semestrale secondo i dati degli esperti del Politecnico è positivo: hanno fatto fattura elettronica 3,2 milioni di partite IVA, l’8% in più di quelle in realtà soggette all’obbligo, che si attestano sui 2,8 milioni.

Questo risultato porta inevitabilmente a porsi la domanda del perché così tante imprese abbiano scelto di adottare la fatturazione elettronica anche se non tenute all’obbligo. Le risposte possono essere diverse, quali la comodità, il volersi mantenere competitive e mostrarsi aziende moderne, il desiderio di investire in innovazione e abbracciare i vantaggi della dematerializzazione. Ovviamente, anche l’ottica del risparmio.

 

I costi della fattura elettronica

In primis, va sottolineato che la fattura elettronica ha di per sé un costo irrisorio. La spesa richiesta infatti è quella relativa all’abbonamento – mensile o annuale – con la software house che fornisce il servizio di produzione e trasmissione della fattura elettronica. Servono infatti soluzioni informatiche ad hoc per creare i file in formato XML, il formato previsto dalla legge per creare e inviare il documento della fattura. La trasmissione della fattura elettronica attraverso il Sistema di interscambio invece, strumento pubblico dell’Agenzia delle entrate, non è certo a pagamento.

In questo ambito si notano le prime grandi differenze con la fattura cartacea che veniva prodotta fino all’anno scorso, per la quale venivano considerati i costi di stampa e spedizione della fattura. La dematerializzazione del processo invece ha portato a digitalizzare tutte queste operazioni, abbattendo le spese di cancelleria e i costi postali che l’azienda prima doveva sostenere.

 

Risparmiare con la dematerializzazione

Si potrebbe tuttavia pensare che quelli di carta e spedizioni siano costi relativamente non impattanti sul bilancio aziendale. La vera fonte di risparmio proveniente dalla fatturazione elettronica infatti è insita nella propria natura di prodotto digitale. I vantaggi sono quelli portati dalla pratica della dematerializzazione, cioè la scelta di informatizzare procedure che prima venivano svolte in modalità “analogica”, materiale appunto, con carte che si potevano toccare.

La dematerializzazione nei processi aziendali ha recato con sé l’automazione. Grazie alle soluzioni informatiche, la gestione documentale viene fatta in automatico, i software gestionali interagiscono tra di loro e con gli strumenti della pubblica amministrazione, come il SDI – Sistema di interscambio della fattura elettronica, per cui è evidente il risparmio in termini di tempo e risorse. In particolare, va sottolineato che sul mercato esistono soluzioni software che in modo automatico provvedono alla registrazione delle fatture.

Il tempo infatti viene risparmiato perché attraverso l’automatizzazione le procedure di gestione documentale si velocizzano. Questo riguarda il ciclo attivo del percorso di fatturazione elettronica ma soprattutto il ciclo passivo, dove archiviazione e riconciliazione erano procedure che portavano via molto tempo. Ora si punta all’interoperabilità tra i sistemi, per semplificare le azioni.

L’automazione della registrazione del ciclo passivo delle fatture poi permette la riduzione degli errori e a non aver necessità di svolgere manualmente operazioni che ora possono essere automatiche, come la creazione dell’anagrafica dei clienti. Ne trae giovamento anche il personale aziendale, che una volta formato sull’utilizzo dei sistemi informatici potrà dedicare il tempo risparmiato in altre attività. Diventano più rapidi anche i tempi di pagamento.

Non ultimo, si riduce drasticamente la possibilità di commettere errori. Il Sistema di interscambio è stato realizzato proprio per rilevare discrepanze o possibili sbagli nei dati indicati nel documento, per cui la fattura che risultasse errata in qualche suo punto, verrebbe subito scartata e al mittente sarebbe indicato l’errore commesso in una notifica, così da evitare che lo possa ripetere. Prima la fattura cartacea poteva anche essere inviata all’indirizzo sbagliato – con conseguenti malumori e disagi relativi a recupero del documento e pagamenti in ritardo – oggi la consegna al destinatario avviene in modo automatico e telematico, dunque questo rischio non si pone più. Anche questo aspetto comporta un risparmio di tempo, in quanto non ci sarà più bisogno di trascorrere ore a cercare di sistemare le conseguenze di un errore nella fattura.

 

E se non stai risparmiando?

Se nonostante tutto ciò non si presenta un risparmio di risorse in azienda, il problema potrebbe essere che si sta commettendo qualche errore. Un utile investimento per scongiurare questo rischio è quello di puntare alla formazione del management e dei dipendenti, un aspetto che nelle imprese è utile affianchi sempre l’innovazione tecnologica, tanto che con la Legge di bilancio 2019 è stato previsto anche un voucher per il cosiddetto manager dell’innovazione, un consulente esperto che affianchi le aziende nella trasformazione digitale. Creare nuove competenze nel personale aiuterà tutta l’azienda a mantenersi competitiva e aggiornata sull’utilizzo delle tecnologie.

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