Se sei tra i liberi professionisti che, fino a oggi, hanno “snobbato” la fatturazione elettronica convinto che si trattasse di una questione principalmente per le grandi aziende, probabilmente dovresti cambiare idea perché i benefici della fatturazione riguardano anche te.
Prima di entrare nel vivo della questione, è bene ricordare che dal primo gennaio del 2019 anche i liberi professionisti saranno obbligati a utilizzare le fatture elettroniche sia per quelle attive, sia per quelle passive. Solo coloro che sono all’interno del regime dei minimi o in quello forfettario non saranno “toccati” dai provvedimenti contenuti nella legge di bilancio 2018 che prevede proprio l’estensione della fattura elettronica anche agli scambi tra soggetti Iva e a quelli verso i consumatori finali.
Insomma, tra pochi mesi, le fatture cartacee non avranno più alcun valore. Meglio dunque farsi trovare preparati e pronti a cogliere le opportunità di questo cambiamento.
Esistono almeno 5 benefici principali che solo un software di fatturazione elettronica può offrire ai liberi professionisti. Scopriamo insieme quali sono:
1. Si risparmia tempo
Proprio i liberi professionisti, meglio di chiunque altro, conoscono il valore del proprio tempo. Ed è proprio l’ottimizzazione di questo tempo uno dei principali vantaggi di un software di fatturazione elettronica. Le attività lavorative di gestione della contabilità e dei relativi adempimenti risulteranno infatti più snelle e rapide.
Sono ancora molti i liberi professionisti che si affidano a semplici fogli di calcolo per emettere fatture, ma questo metodo, già ampiamente superato dalla presenza di programmi di contabilità dedicati, richiede tempo ed espone al rischio di errori.
I nuovi software di fatturazione elettronica permettono di richiamare e gestire semplicemente l’anagrafica dei clienti e l’anagrafica degli articoli di vendita per la rapida e corretta emissione delle fatture elettroniche di vendita.
Una volta completato l’inserimento dei dati, il sistema elaborerà direttamente il documento generando il file .xml della fattura elettronica, pronto per essere spedito al Sistema di Interscambio (SDI). Le notifiche e i sistemi di avviso in tempo reale permetteranno di sapere lo status del documento (correttezza dei parametri e consegna al destinatario).
Ecco perché questi programmi rappresentano un ulteriore passo avanti che consentirà al professionista di risparmiare una parte del suo tempo che potrà reinvestire in altre attività più redditizie e in grado di portare valore al proprio business.
2. Si risparmia denaro
Quanto costa “fare una fattura”? Oltre ad eventuali marche da bollo previste dal proprio regime di partita Iva, emettere una fattura ha un costo. Un costo in termini di tempo, come abbiamo appena visto, ma anche un costo legato al suo processo di composizione, stampa e consegna e conservazione.
Secondo alcune stime il costo del comune processo di fatturazione cartacea si aggira tra i 2,9 e 3,7 € a fattura per i documenti spediti tramite posta tradizionale tra 2,6 e 3,5 € a fattura per quelle consegnate a mano.
Se è vero che le grandi aziende con volumi di migliaia di fatture annue possono arrivare a risparmiare oltre 11 euro per ciascun documento (secondo uno studio dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2B del Politecnico di Milano) ecco che il saving per liberi professionisti e realtà con volumi di business evidentemente più ridotti si rivela comunque importante.
3. Più sicurezza con il cloud
Il cloud garantisce maggiore sicurezza nella conservazione di dati e documenti rispetto ai metodi tradizionali e, di fatto, elimina la necessità di ricorrere all’aggiornamento periodico di archivi fisici che spesso si tramutano in montagne di faldoni che contengono bolle, fatture e documenti contabili poi difficili da rintracciare prontamente in caso di necessità.
Bisogna considerare che la nuova disciplina (DL 82/2005 art. 5 comma 5) prevede che ogni fattura debba essere conservata sostitutivamente in formato digitale e non più cartaceo sia da chi la emette che la riceve per i successivi 10 anni.
In un periodo di tempo così lungo, la conservazione cartacea sarebbe davvero rischiosa e poco sicura perché errori umani accidentali, traslochi, cambi di sede, lavori o incidenti potrebbero portare alla perdita del documento col rischio conseguente di incorrere in sanzioni.
La “nuvola” permette invece a tutti i liberi professionisti di mettere in sicurezza tutte le proprie fatture e di potervi accedere rapidamente in caso di necessità.
A questo proposito, accanto alle principali funzioni, le migliori soluzioni informatiche, tramite firma digitale e marca temporale, permettono di anche di digitalizzare qualsiasi tipo di documento aziendale (rilevante ai fini civilistici e fiscali) per renderlo immodificabile e sempre disponibile nel tempo.
4. Più controllo sul tuo business
Avere sempre sotto controllo il proprio business e l’andamento dell’attività imprenditoriale è uno dei segreti per raggiungere il successo. Naturalmente è molto complesso avere un quadro sempre aggiornato in tempo reale dal momento che tra fatture emesse ma non ancora evase, fatture da emettere e insoluti, ogni libero professionista deve districarsi tra una selva di documentazione cartacea.
Ma i migliori software di fatturazione elettronica, ovviamente, non permettono solo di emettere i propri documenti e di recapitarli a clienti e fornitori, bensì possono analizzare e comparare i dati relativi all’andamento dell’azienda, supportando l’imprenditore nelle scelte strategiche della sua attività.
Disporre di una contabilità sempre aggiornata e corretta è il modo migliore per evidenziare punti di forza e le criticità di qualsiasi business.
5. E meno adempimenti burocratici…
Grazie all’adozione di sistemi informatici di fatturazione elettronica scompare l’obbligo di rilasciare ricevute e scontrini fiscali, aspetto particolarmente importante proprio per commercianti, liberi professionisti e imprenditori che operano nell’ambito della vendita di beni al dettaglio.
Tra gli altri vantaggi in termini di semplificazione burocratica ricordiamo:
- Riduzione dei termini di decadenza per la notifica degli accertamenti (1 anno);
- Esenzione dalla presentazione dei modelli Intrastat (per gli acquisti intracomunitari);
- Accesso prioritario ai rimborsi Iva;
- Cessazione dell’obbligo di registrazione dei corrispettivi.
La scelta del miglior software di fatturazione elettronica non è solo un’opportunità per le grandi imprese ma rappresenta un vantaggio competitivo decisivo in un Paese come il nostro che detiene il record europeo per numero di partite Iva con 1,4 milioni di liberi professionisti.
