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Come un software gestionale può evitare la rottura di stock

Ti sei mai trovato a dover fare i conti con una rottura di stock improvvisa? Se è capitato anche a te, sai bene quali rischi si corrono e quali sono le sensazioni che si provano nel momento in cui si deve far fronte a un imprevisto di quella portata che, di fatto, priva completamente di un articolo in magazzino.

Una soluzione per scongiurare questo rischio c’è e, nel corso di questo articolo, scoprirai qual è. Cerchiamo ora di capire le ragioni e i rischi connessi a simili circostanze.

Il paradosso della rottura di stock

A pensarci bene, la prima sensazione che si prova davanti a uno stock out è l’impotenza. Poi, spesso, subentra un pensiero quasi paradossale: quello che porta ad augurarsi di non ricevere un ordine per quell'articolo non presente in stock.

Non avresti mai pensato di augurarti di non ricevere ordini, vero? Eppure capita esattamente questo quando si termina la disponibilità di un prodotto.

Ragioni che possono causare la rottura di stock e conseguenze

Perché si è verificata questa difficoltà “improvvisa”? Nel corso dell’articolo scopriremo perché le virgolette sono d’obbligo e perché una situazione di questo tipo non è mai del tutto improvvisa ma anzi, si può prevedere, gestire e, soprattutto, evitare.

Prima però, vediamo quali sono le ragioni che possono causare l’esaurimento completo di un articolo a magazzino e le conseguenze cui far fronte.

Il punto è che una gestione sbagliata dello stock è un autogol che porta i clienti nelle braccia della concorrenza, specie nell'immediato. Ovviamente l’azienda o il cliente finale che ha bisogno urgentemente di quel determinato prodotto non può certo aspettare i tempi (talvolta anche lunghi) di un nuovo approvvigionamento, specie di fronte a merci di complessa lavorazione o semilavorati che devono affrontare viaggi internazionali e terminare il proprio ciclo di lavorazione.

Se l’azienda riesce a correre ai ripari in tempi brevi i danni, dal punto di vista economico e di immagine, si possono anche contenere. In caso contrario, quando la rottura di stock è prolungata nel tempo, è probabile che il cliente decida di cambiare fornitore in maniera continuativa.

Che cosa può causare uno stock out?

  • Gestione errata dei processi di approvvigionamento;
  • ordini ingenti e imprevisti cui far fronte;
  • urgenze non preventivate;
  • successo “eccessivo” di una campagna promozionale.

Partiamo da quest’ultimo punto. A proposito di paradossi, può sembrare assurdo (ma a volte capita) che campagne di marketing o particolari promozioni abbiano un successo tale da mettere nei guai l’azienda stessa. E chi pensa “mi piacerebbe avere problemi simili” sbaglia di grosso, perché terminare un prodotto sugli scaffali a causa di un boom non è così positivo. Significa, prima tutto, aver calibrato una campagna promozionale su basi completamente errate.

Se di primo acchito questa può apparire come una notizia favorevole (almeno a livello d’immagine), in realtà non lo è affatto perché il danno economico dalle mancate vendite può ridurre sensibilmente i benefici ottenuti dal successo improvviso del prodotto.

Anche perché, spesso, questi picchi nelle vendite sono seguiti da periodi in cui il trend si abbassa fisiologicamente in modo sensibile per mesi.

Le altre cause di esaurimento delle scorte a magazzino sono invece più frequenti e meno facili da evitare. Ma questo solo per le aziende che continuano a considerare la rottura di stock come una situazione “imprevista”.

In che modo un software gestionale può evitare una rottura di stock

Come detto in precedenza, uno stock out non è affatto improvviso. Anzi, è sempre la conseguenza diretta di una delle cause sopra elencate. La soluzione per scongiurare rischi simili non è certo quella di avere sempre enormi scorte di sicurezza, col rischio inverso di dover fare fronte a costi ingenti per un approvvigionamento eccessivo e inutile. Se poi la società opera con merci deperibili, il danno economico dovuto dalla presenza eccessiva di scorte a magazzino è anche peggiore rispetto a uno stock out.

Lo strumento migliore e più affidabile per evitare la rottura di stock è il software gestionale. Solo un ERP può minimizzare questi rischi perché è la soluzione più efficace per monitorare tutti i processi aziendali, riuscendo così a pianificare le forme di approvvigionamento corrette rispetto agli ordini cui far fronte senza superare una “soglia di sicurezza”.

Serve dunque un monitoraggio di tutto il processo logistico. Un’opera d'inventory management che tenga conto dei tempi medi di consegna e lavorazione e che fornisca una way out sicura e praticabile in base a una serie di parametri legati ai tempi e modi di:

  • approvvigionamento;
  • lavorazione;
  • consegna.

Il gestionale permette di elaborare una strategia complessiva di riordino per ricevere le merci prima di esaurirle sugli scaffali o, più semplicemente, il sistema ti avvisa quando è tempo di riordinare le merci e in quali quantità, evitando errori umani.

Naturalmente non si può chiedere ai propri dipendenti di mantenere un inventario accurato del magazzino “manualmente” perché questo, anche laddove possibile, impiegherebbe tantissimo tempo (da sottrarre poi al lavoro degli operai) e sarebbe comunque soggetto a errori.

Per una logistica aziendale efficiente

Oggi, nell'era del web, degli acquisti online e delle consegne in meno di 24 ore, la disponibilità di merci a scaffale è una priorità per qualsiasi impresa, per i retailer omnicanale ma non solo. Ecco perché un sistema di gestione del magazzino non è più sufficiente, ma serve piuttosto un ERP che coordini tutta la logistica aziendale per evitare una rottura di stock.

 

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