I processi documentali stanno affrontando un percorso di trasformazione digitale, per portare sul piano telematico pratiche analogiche quali le operazioni di fatturazione, la trasmissione dei corrispettivi al fisco e lo scambio di documenti relativi agli acquisti della pubblica amministrazione. L’intento è quello di dematerializzare e semplificare, ma anche di garantire maggiore sicurezza e trasparenza, controllando fenomeni come l’evasione fiscale attraverso la tracciabilità dei dati.
In quest’ottica globale, la fatturazione elettronica ha rappresentato solo il primo step nel percorso di digitalizzazione che pian piano sta coinvolgendo ogni aspetto dei processi documentali. Osservando lo scenario nel suo insieme, è possibile notare come ogni adempimento rappresenti un tassello nel mosaico della dematerializzazione dei processi.
Fattura elettronica, il primo passo
Dal 2015 la fatturazione elettronica è obbligatoria nei confronti della pubblica amministrazione. Da gennaio 2019, l’obbligo è stato ampliato anche al settore B2B nonché B2C. Si è trattata di una vera rivoluzione, preceduta da mesi di panico. I timori hanno riguardato aziende e imprenditori, ma anche commercialisti e intermediari. L’impatto dell’innovazione tecnologica ha creato scompiglio, bisognava imparare tutto da capo e il timore di essere sanzionati per errori non volontari ha portato molti a chiedere una proroga. La quale non è stata concessa.
Sei mesi dopo l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, il sistema non è ancora rodato del tutto ma i contribuenti si sono adeguati. I dati aggiornati a luglio 2019 dell’Agenzia delle entrate indicano che è stato superato un miliardo di fatture trasmesse per mezzo del Sistema di interscambio, ossia il “postino” realizzato appositamente dal governo per permettere la trasmissione delle fatture elettroniche. In particolare, nei primi sei mesi di introduzione dell’obbligo sono stati 3,3 milioni gli operatori IVA in Italia a inviare i documenti tramite SDI. Il volume d’affari che è stato gestito con questo sistema ammonta a 1.689 miliardi di euro, considerando sia imposta sia imponibile. I dati rivelano anche che la città in cui si fattura di più in Italia è Milano, da cui sono state trasmesse 257 milioni di fatture da 215mila soggetti IVA.
Tra i vantaggi derivanti dalla rivoluzione digitale della Fatturazione elettronica figura sicuramente la disponibilità del formato elettronico XML delle fatture relative ai flussi passivi grazie al quale è ora finalmente possibile automatizzare le scritture contabili, il processo di controllo fatture, l’eventuale creazione anagrafica di nuovi fornitori e l’archiviazione documentale. Gli automatismi attivabili consentono quindi all’utente di passare dalla registrazione contabile manuale al semplice controllo e validazione delle fatture passive ottenendo importanti vantaggi quali: risparmio di tempo, l’automazione dei processi e la riduzione drastica degli errori manuali.
I benefici a lungo termine
Molti tuttavia non sono ancora totalmente convinti dell’utilità di questa innovazione, avvertendola semplicemente come un onere cui bisogna per forza sottostare perché lo dice la legge. Eppure, la fattura elettronica ha il pregio di automatizzare i processi e dunque di permettere un risparmio di tempo e risorse, preziosi per le aziende. Inoltre, la conservazione elettronica richiesta dalla legge consente di mantenere le fatture inalterate e pronte alla consultazione con comodità e senza alcun rischio. In generale invece, l’innovazione aiuta a contrastare il nocivo fenomeno dell’evasione fiscale, che in Italia dilaga a discapito dei contribuenti onesti. Con questo nuovo metodo per le autorità è quasi immediata l’individuazione di discordanze o situazioni sospette, che possono quindi essere subito bloccate con beneficio di tutta la comunità.
Lo scontrino elettronico
Dal primo luglio 2019 verrà introdotto un secondo adempimento fiscale. I contribuenti con volume d’affari superiore ai 400.000 euro non devono più fare il normale scontrino ma lo scontrino elettronico. In modo più specifico, devono provvedere alla trasmissione telematica dei corrispettivi al fisco. Per farlo, devono servirsi del registratore telematico, strumento certificato appositamente per questo scopo dall’Agenzia delle entrate. Si tratta solo del primo step di un percorso più ampio che culminerà dal primo gennaio 2020, quando l’obbligo di scontrino elettronico sarà ampliato anche ai commercianti con volume d’affari inferiore ai 400.000 euro.
Anche questa innovazione ha creato scompiglio. I microimprenditori sono preoccupati di doversi sobbarcare ulteriori costi per adeguarsi alle norme di legge – il registratore telematico infatti può costare alcune migliaia di euro, il credito di imposta previsto è di 250 euro, oppure di 50 euro se si decide di adeguare la propria cassa rendendola digital. Per venire incontro ai commercianti, è stato disposto un periodo di moratoria delle sanzioni per consentire a tutti di adeguarsi entro sei mesi dall’avvio dell’obbligo.
Lo scontrino elettronico semplificherà le procedure di chiusura di cassa quotidiane. A fine giornata penserà a tutto il registratore telematico, che memorizzerà, elaborerà e infine invierà i dati al fisco, con evidente vantaggio per il commerciante che non dovrà farlo manualmente rischiando di commettere errori.
Nodo Smistamento Ordini
Per comprendere come queste innovazioni in materia di gestione dei documenti sia parte di un disegno più ampio, basti pensare che da ottobre 2019 scatterà l’obbligo, per i fornitori delle pubbliche amministrazioni del Servizio Sanitario Nazionale, di trasmettere in modo digitale i documenti relativi agli ordini d’acquisto.
La procedura, pensata nell’ottica della dematerializzazione esattamente come per la fattura elettronica e lo scontrino elettronico, sarà resa possibile tramite l’infrastruttura del Nodo Smistamento Ordini, assimilabile per la sua funzione allo SDI.
